Projectmatig werken. Hoe werkt dat?

Nino Timmerman | 29-04-24 | Categorie: Blog | Al 4172 keer gelezen

Laten we het hebben over Projectmatig werken

Steeds meer medewerkers en organisaties werken op projectbasis. Denk aan consultancy- en adviesbureaus. Maar ook interim managers, projectleiders en projectondersteuners. Zoals de naam al doet vermoeden. Wat is nu projectmatig werken? Kort gezegd: je gaat aan de slag met een langdurig vraagstuk volgens een bepaalde methode. Er is een einddoel, er is een deadline en er is een budget. De belangrijkste pijlers voor jouw stappenplan van de komende weken, maanden of zelfs jaren. Want op basis hiervan kun jij kiezen hoeveel tijd het mag kosten, welke mensen je nodig hebt en op welke plekken mensen tot hun recht komen. Veel tijd steken in deze fase, zorgt ervoor dat je later minder averij op loopt. En dat wil je, want anders kom je niet uit met je budget, doel of deadline.

Oké, dat klinkt goed projectmatig werken

Nog steeds enthousiast? Leuk! Hoe doe je dat dan projectmatig werken? Je kunt je voorstellen dat starten met projectmatig werken enige voorbereiding nodig heeft.  Projectmatig werken kent verschillende vormen, misschien heb je wel eens gehoord van Scrum, Agile of Lean? Dit gaat nog een stapje verder, laten we beginnen bij de basis. Heb jij werkzaamheden, een plan of een project waarvan je denkt te weten dat het een bepaalde periode gaat duren? Het gaat dus niet om het sturen van een mail, maar eerder het opleveren van een strategisch opleidingsplan voor een bepaalde organisatie. Is er een duidelijk begin en eind, en een beoogd doel? Dan kun je starten met projectmatig werken.

Fasering en voorbereiding

Stel een doel en een realistisch gewenst resultaat. Anders heeft het geen zin en zal de motivatie om het tot een goed eind te brengen snel wegzakken. We werken met verschillende fases. We leggen het uit:

Voorbereiding
We brengen alle informatie die voor handen is in kaart en ontwikkelen een actieplan. Wat is de probleemstelling, het gewenste resultaat, het projectteam, de deadline en de benodigde middelen. Welk tijdsschema hou je aan? En niet geheel onbelangrijk, zijn er ook risico’s? En hoe ga je hiermee om?

Definitie
Actieplan concreet maken. Welke stappen zijn écht nodig om het resultaat te behalen? Hoe ga je dit meetbaar maken en waar ligt nog ruimte voor bijsturing?

Ontwikkelfase
Alles concreet gemaakt? Tijd om te ontwikkelen! Je brengt structuur aan in de plannen, in het budget en in de tijdsplanning. Welke activiteiten horen bij wie en hoeveel tijd mag het kosten? De rollen van het projectteam worden verdeeld en duidelijk vastgelegd om miscommunicatie te voorkomen. Er worden ook tussentijdse evaluaties gepland om te kijken of deadlines gehaald worden en er extra sturing nodig is.

Uitvoering
Yes, “eindelijk” tijd om te beginnen. Na een lange voorbereiding is het tijd om de plannen in uitvoering te brengen. De projectmanager houdt goed in de gaten hoe de vlag erbij hangt en of de planning realistisch en haalbaar is. Controle is het sleutelwoord.

Evalueren
Evalueren wordt als laatste fase genoemd, maar dat is niet helemaal waar. Evalueren doe je namelijk constant, het hele project. Van begin tot eind. Want alleen dan kun je goed monitoren of beoogde doelen behaald worden. Uiteraard ga je na afloop van een project goed evalueren. Met eventuele opdrachtgever(s) en met het projectteam. Op basis van het gehaalde resultaat, de deadline en het budget is er natuurlijk goed een beoordeling en evaluatie te maken.

Wat heb ik eraan?

Stel je weet hoe je projectmatig kunt werken. Wat heb je hier dan aan en welke resultaten levert dit op? Terechte vragen. De voordelen van projectmatig werken:

• Overzicht & structuur
• De juiste mensen op de juiste plek
• Realistisch resultaat en deadline
• Duidelijke deadline
• Minder kans op miscommunicatie
• Meer motivatie onder medewerkers

Heb jij een specifieke vraag omtrent projectmatig werken? Neem dan eens contact op met één van onze opleidingsadviseurs. Die kunnen je veel vertellen over hoe we dit aanpakken en ondersteunen bij opdrachtgevers. Misschien geeft dat een nóg beter beeld.

Contact met Opleidingsadviseur

Kan ik nu projectmatig werken?

Goede vraag, proberen kan altijd. Echter kan het geen kwaad om eens aan de slag te gaan met een trainer. Een trainer die jarenlang ervaring heeft met het uitvoeren van projecten, bijsturing geven en evalueren. Zowel in het proces zelf, als vanaf de zijkant. Een training projectmatig werken kan je daarom goed op weg helpen bij het behalen van jullie gewenste resultaten!

Ik ben nieuwsgierig