Het succesvolle gesprek met je medewerkers

Nino Timmerman | 06-11-24 | Categorie: Blog | Al 2859 keer gelezen

Gesprekken zonder stress

Het zit er bijna op, de laatste afspraken en meetings afvinken. Hopelijk zonder stress en met een goed gevoel richting de feestdagen. Een jaarlijks terugkerend agendapunt zo richting het eind van het jaar is een gesprek met je werkgever. Een jaargesprek, beoordelingsgesprek, functioneringsgesprek of een ontwikkelgesprek. Simpel gezegd is het een gesprek om te kijken of je nog op dezelfde manier in het bedrijf staat. Bewegen we nog dezelfde kant op en werken we elke dag met plezier samen? Een prachtige kans om eerlijk feedback uit te spreken naar je medewerkers. Maar de belangrijkste tip die we nu al kunnen geven: vraag medewerkers ook om eerlijke feedback richting leidinggevende en de organisatie. Want dat is écht waardevolle informatie. Hoe zorg je dat een gesprek op een succesvolle manier verloopt? Dat vertellen we je.

Begin op tijd met de planning

Nog voordat de gesprekken plaatsvinden, is het essentieel om te plannen met medewerkers. Zorg dat iedereen op tijd weet wanneer een gesprek plaatsvindt, zodat men zich ook voor kan bereiden op een gesprek. Daarnaast is het goed om extra tijd in te plannen. Dit geeft mensen rust en tijd om zich open te stellen, zonder een gehaast gevoel als de volgende al klaarstaat. Je weet nooit welke gebeurtenissen of verhalen boven tafel komen tijdens een persoonlijk gesprek. Zorg voor voldoende tijd en ruimte.

Creëer een positieve open sfeer

Het gesprek is gepland en het is bijna zo ver. Het is helemaal niet gek dat medewerkers zenuwachtig zijn, in afwachting van een beoordeling of feedback. Als je de rest van het jaar weinig doet op het gebied van feedback geven en ontvangen, kan het zijn dat men niet weet wat er te wachten staat. Haal zenuwen weg door dit bespreekbaar te maken. Iets zeggen als “ben je zenuwachtig? Dat is helemaal niet nodig” kan het ijs voor je gesprekspartner al heel erg breken en resulteren in een beter gesprek. Benadruk dat het gesprek tweezijdig is, dus dat ook je gesprekspartner zijn of haar mening mag geven over alles. Het moet geen interview worden.

Gesprekstechnieken als fundering

Een gesprek zonder structuur gaat alle kanten op. Een gesprek met te veel structuur is net een interview. Waar alle vragen al vastliggen en weinig ruimte is voor eigen inbreng. Beide gevallen zijn niet ideaal. Maar hoe je doe je dat dan wel? Het is handig om gesprektechnieken en gespreksvaardigheden te gebruiken tijdens een conversatie. Zo kun je beter sturen en vragen en krijg je meer informatie los bij je gesprekspartner.

Tip: schrijf van te voren een aantal vragen op die in ieder geval behandeld moeten worden, maar laat daarnaast ruimte voor doorvragen. Want pas dan kom je tot de kern.

Spreek concrete doelstellingen af

Een belangrijk onderdeel van een succesvol gesprek is het bespreken van concrete en realistische doelen. Je bespreekt samen de resultaten en doelen van het afgelopen jaar en dan vooral wat er goed of juist niet goed ging. En op basis daarvan bepaal je doelen voor het komende jaar. Dit heb je nodig om effectief aan te kunnen sturen. Zorg voor doelen op teamniveau, maar ook op persoonlijk niveau. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en motivatie bij de organisatie.

Tip: SMART. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Als je deze techniek gebruikt, heb je altijd doelen waar je mee vooruit kunt.

Waardevolle feedback delen

Feedback hoeft niet altijd moeilijk of lastig te zijn. Feedback is een gift, neem het en je kunt altijd zelf bedenken wat je ermee doet. Maar hoe je feedback overbrengt, deelt of geeft; dat is wel van belang. Dit kun je doen aan de hand van verschillende technieken en methodes. In dit artikel gebruiken we de STAR techniek. Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Als je deze punten in je achterhoofd of opschrijft tijdens het delen van feedback, geef je op een gestructureerde én objectieve manier feedback. Feedback waar men echt mee verder kan.

Voer het succesvolle gesprek

Stel open vragen en zet je gesprekspartner aan het denken. Probeer diegene te inspireren en zet hem of haar in zijn kracht. Stel vragen die je alleen kunt beantwoorden door er goed over na te denken. Denk aan vragen als:

• Wat zijn je ambities voor het komende jaar?
• Wat heb je nodig om je werk beter uit te voeren?
• Waar zie je ruimte voor verbetering in je rol?
• Waar krijg je energie van en wat kost je energie?

Wil je graag hulp bij het voeren van succesvolle gesprekken? Laat ons met je meedenken en maak van ieder gesprek een succes! Neem vrijblijvend contact met ons op en laat je verrassen.

Sparren met BTR