Zet werkdruk om in werkgeluk

Nino Timmerman | 09-10-23 | Categorie: Blog | Al 4968 keer gelezen

Actueler dan ooit

Het zijn actuele thema’s: werkdruk, stress en hoe hiermee om te gaan. Zowel voor werknemers als werkgevers is het lastig. Hoe geef je als medewerker je grens aan en hoe weet je als werkgever dat iemand overloopt? In dit artikel leggen we de nadruk op de werknemer. Wat kun je zelf in de dagelijkse gang van zaken veranderen om overzicht te creëren en minder stress te ervaren. Oftewel hoe ga jij van werkdruk naar werkgeluk!

Begin met het creëren van overzicht

Je kent het vast wel. Je mailbox is vol, de telefoon staat roodgloeiend en in de middag heb je nog 2 meetings die je eigenlijk niet kunt missen. Tussendoor komen er ook nog collega’s met “spoedjes”, die het liefst vandaag nog geregeld zijn. Het is van belang dat je onderscheid gaat maken tussen urgent en belangrijk. Twee begrippen die heel erg op elkaar lijken, maar niet hetzelfde betekenen en zeker ook niet hetzelfde zijn voor verschillende mensen. Kijk maar eens naar de verschillende afdelingen binnen een organisatie. Je kunt je wellicht voorstellen dat bijvoorbeeld de financiële afdeling het zo snel mogelijk van facturen en betalingen een stuk urgenter vindt dan de marketingafdeling.

Hoe creëer je dan overzicht in je werk en het indelen van je tijd? Dat doe je bijvoorbeeld tijdens een Training Time Management. Tijdens trainingen en workshops zetten we vaak het model van Eisenhower in. Met behulp van dit deze matrix ga je eigenlijk in op 2 vragen.

Hoe belangrijk is deze opdracht/taak?
Hoe urgent is deze opdracht/taak?

Even tussendoor.. Wat is het verschil tussen belangrijk en urgent?

We denken vaak dat wat urgent is, belangrijk is. Denk aan een telefoontje of misschien wel een offerte-aanvraag via de website. Vervolgens blijkt het telefoontje helemaal niet zo belangrijk of de offerte niet. Dat betekent dat net zo goed een andere collega dit had kunnen doen. Of dat het later opgepakt had kunnen worden. Daarom moet je goed inzichtelijk maken welke taken, projecten écht belangrijk zijn voor jou.

En dan?

Vervolgens kun je de taken onderbrengen in vier verschillende kwadranten in de matrix. De kwadranten waar het onder verdeeld kan worden zijn onderstaande:

Doen (belangrijk & urgent)
In dit kwadrant horen zaken met deadlines. Strakke deadlines. Denk aan het afzeggen van een afspraak, een project wat morgen af moet voor een belangrijke klant

Plannen (belangrijk & niet urgent)
In dit kwadrant moet je jezelf afvragen; wat als ik dit niet nu meteen doe? In hoeverre heeft dit invloed op de lange termijnplannen? Plan hierin goed in de voorbereiding en besteed er tijd aan. Zo voorkom je dat een taak die momenteel belangrijk is, urgent wordt.

Delegeren (niet belangrijk & urgent)
Dit zijn vragen en taken die andere mensen ook zouden kunnen doen. Probeer dit goed over te dragen naar iemand anders, zodat het jou minder tijd kost. Als je delegeert moet je zorgen dat het niet meer vragen oproept en tijd kost dan wanneer je het zelf zou doen.

Elimineren (niet belangrijk & niet urgent)
Zaken die niet relevant zijn en ook zeker niet urgent. Uitgebreide gesprekken met collega’s bij het koffiezetapparaat? Niet nodig, toch? Mailtjes doorlezen waar je eigenlijk niks mee hoeft te doen. Probeer het te laten gaan.

Eisenhower voor meer werkgeluk!

Wil je meer weten over hoe jij de matrix van Eisenhower inzet voor minder werkdruk en meer werkgeluk? Dan helpen we je graag op weg. Onze trainers weten de vinger precies op de zere plek te leggen en kunnen je gegarandeerd helpen in jouw weg naar werkgeluk.