Projectmatig werken; wat houdt dit in?

Nino Timmerman | 17-09-21 | Categorie: Nieuws | Al 6950 keer gelezen

Wat is projectmatig werken?

Projectmatig werken wil zeggen werken aan een project, met een doel, resultaat en een groep mensen die bepaalde verantwoordelijkheden hebben. Er is een wezenlijk verschil tussen dagelijkse werkzaamheden, wekelijkse werkzaamheden en projecten. Projecten zijn nieuw en voor een bepaalde tijd. Telefonisch contact hebben met relaties kan dagelijks zijn, facturen en administratie verwerken kan wekelijks zijn, maar bij projecten ligt dit anders. Voor de start probeer je zaken te kaderen. De periode kan variëren van een maand, tot een half jaar tot een project van meerdere jaren. Er wordt een budget bepaald en er wordt een groep mensen samengesteld die dit project tot een goed einde brengen. Het liefst een groep mensen met ieder een eigen expertise.

Waarom projectmatig werken?

Mensen zullen zich wel eens afvragen; waarom projectmatig werken? Nou, projectmatig werken zal je veel rust, structuur en duidelijkheid geven. Door projectmatig te werken kun je in het voortraject veel problemen en uitdagingen tackelen. Door bijvoorbeeld een projectgroep samen te stellen die alle kennis in huis heeft. Op deze manier heb je hiervoor een vast (contact)persoon en hoef je niet extern op zoek te gaan, geen collega erbij te betrekken die niet in de projectgroep zit en geen extra kosten te maken. In het voortraject zal het soms misschien lijken alsof je veel tijd verliest. Maar we spreken vanuit ervaring: de tijd die in de voorbereiding besteed wordt, wordt ruimschoots terug gewonnen later in het project.

Hoe begin je met projectmatig werken?

Het belangrijkste tijdens projectmatig werken is: stel een doel en een reëel resultaat. Wat is de huidige situatie en waar willen jullie of je opdrachtgever naartoe (gewenste situatie)? Het antwoord op deze vraag is het resultaat dat behaald moet worden. Hoe gaan we dit doel behalen? In welke periode, hoeveel mensen en welke mensen zijn hiervoor nodig en hoeveel budget moet er beschikbaar gesteld worden? Nogmaals, liever (te) veel tijd in het voortraject, dan dat je later tegen problemen aanloopt. Je komt bijvoorbeeld mensen te kort of het budget is niet toereikend. Er zijn natuurlijk uitzonderingen zoals overmacht. Zaken waar je weinig tot geen invloed hebt, die wel ontzettend veel invloed hebben op het project en de uitkomst hiervan. Een belangrijke deelnemer die plots thuis komt te zitten of onverwachts heeft gekozen voor een andere werkgever. Zaken waar je je haast niet op voor kunt bereiden, maar wel snel op in kunt spelen om zo snel mogelijk het project tot een goed eind te brengen.

Voordelen projectmatig werken

Projectmatig werken heeft verschillende voordelen. Overzicht en efficiëntie zijn belangrijke onderdelen. Maar om je een goed beeld te geven van de voordelen die projectmatig werken met zich meebrengt hebben we een overzicht gemaakt van de voordelen:

• Overzicht
• Structuur
• Verantwoordelijken
• Medewerkers op de juiste plek
• Motivatie
• Reëel budget
• Tijdsperiode inzichtelijk
• Duidelijke deadlines

De voordelen van projectmatig werken zijn eindeloos! Er blijft altijd een kans dat er dingen niet helemaal vlekkeloos verlopen, zoals benoemd, maar daarnaast zal het vele voordelen met zich mee brengen!

Zijn er nadelen tijdens projectmatig werken?

Zeker, helaas. Tijdens projectmatig werken kunnen er ook nadelen naar voren komen. De tijd die namelijk in de voorbereid gestopt wordt; de resultaten daarvan zie je niet (meteen) terug bij een eerste project. Na verloop van tijd zul je zien dat dit een goede investering is, maar in het begin is dit een verandering die je als organisatie of projectgroep moet ondergaan. Na de eerste projectbijeenkomsten (voor de start) wordt alles besproken en uitgewerkt. Er zal een sterk gevoel van rust, overzicht en controle heersen. Een nadeel is dat dit gevoel na verloop van tijd minder kan worden of helemaal verdwijnt. Werk je bijvoorbeeld zonder hulpmiddelen als Teams, of andere CRM systemen dan kan het zijn dat het chaotisch wordt. Verschillende deelnemers werken in verschillende documenten.. Het gebruiken van hulpmiddelen als systemen om werkzaamheden vast te leggen is dus zeker aan te raden.

Meer weten?

Ben jij na het lezen van dit verhaal enthousiast geworden over de mogelijkheden die projectmatig werken voor jou kan bieden? Als trainingsbureau hebben wij een zeer divers aanbod trainingen, cursussen, workshops & assessments. Wij komen graag met je in contact om te kijken waar jullie leerbehoefte ligt en geven vrijblijvend advies hoe we iets voor elkaar kunnen betekenen! Je vraagt bij ons niet snel mis!

Bel met BTR Trainingen