Wat is feedback?

Nino Timmerman | 27-09-21 | Categorie: Blog | Al 6948 keer gelezen

Verschillende manieren van Feedback

Feedback geven en ontvangen kan op verschillende manieren. Feedback kan gezien worden als positief, negatief of opbouwend. Het kan voor mensen lastig zijn om bepaalde feedback te ontvangen, omdat het gezien kan worden als negatief. Of feedback waar je “niks mee kan”. Het geven van feedback is ook belangrijk, de ontvanger moet weten wat je bedoelt. Het is belangrijk dat je duidelijk formuleert, ga in op details en geef indien mogelijk ook suggesties hoe het beter kan.

Voorbeeld feedback geven

Neem bijvoorbeeld een collega of medestudent die gaat presenteren en hier graag in wil verbeteren. Diegene knippert bijvoorbeeld (extra) vaak met de ogen of kan door de zenuwen niet van het haar afblijven. Dit hoeft niet per se erg te zijn, maar kan voor de deelnemers van de presentatie heel erg afleiden van de inhoud. Geef je als feedback; je zit veel aan je haar, zal diegene denken; nou en? Geef je als feedback; ik merkte dat je zenuwachtig was, waardoor je je handen niet goed wist te plaatsen. Dit zorgde ervoor dat je veel aan je haar zat en hierdoor kon ik mijn aandacht niet goed bij de presentatie houden en heb ik delen van de inhoud gemist! Erg jammer natuurlijk, je zou kunnen proberen een (presentatie)blaadje of een pen vast te houden om dit te voorkomen. Twee hele verschillende manieren van het geven van feedback, die ook heel verschillend ontvangen kunnen worden.

Feedback geven & ontvangen methodes

Om zo goed mogelijk om te gaan met feedback die je ontvangt, maar ook feedback die je iemand geeft zijn er verschillende methodes goed bruikbaar. De methode die wij vaak aanraden en ook zelf gebruiken is de 4G-methode. Deze methode biedt je structuur tijdens feedbackmomenten. We lichten de 4G’s hieronder voor je uit:

• Gedrag: het waarneembaar gedrag van iemand, wat zie je?
• Gevoel: hoe komt het gedrag over op jou?
• Gevolg: Wat kan dit gedrag veroorzaken?
• Gewenst: Hoe zou je dit anders willen zien?

Net zoals we in het begin van het artikel vertelden, is het belangrijk om vanuit je eigen gevoel te praten. Hou het persoonlijk en probeer het feitelijk over te laten komen. Als je zinnen begint met: ik merk dat, ik zie dat.. Dan kan diegene die de feedback ontvangt het onmogelijk ontkennen, het is namelijk hoe jij het waarneemt.

Vervolgens leg je uit dat door wat je ziet en waarneemt, dat dat een bepaald gevoel bij je opwekt. Als voorbeeld nemen we een collega die meermaals te laat komt. De eerste G zou dan zijn: ik zie dat je voor de derde keer te laat bent gekomen. Ik krijg hier een vervelend gevoel bij, ik doe namelijk wel moeite om op tijd te komen en je verstoort de vergadering; de concentratie is weg.

Waar kan dit gedrag en het gevoel toe leiden? Het kan bijvoorbeeld zorgen dat mensen je minder serieus nemen, ervan uitgaan dat je tóch te laat komt en/of minder rekening met je gaan houden. Allemaal gevolgen wat het (meermaals) te laat komen voor verschillende gelegenheden.

Wat kun je hieraan doen? Hoe kun je dit in de toekomst voorkomen? Nou is het in dit geval niet zo moeilijk, probeer op tijd te komen. Vertrek eerder vanaf huis en mocht het dan echt misgaan, laat zien dat je ervan baalt en bied je excuses aan en laat weten dat je er alles aan doet om het in de toekomst te voorkomen.

Door deze 4 G’s telkens toe te passen, kun je op basis van feiten (het zijn geen echte feiten, maar het zijn jouw feiten) feedback geven. Daarnaast geef je specifiek aan waar het misgaat, wat het met je doet, wat dit in de toekomst kan veroorzaken en wat diegene eraan kan doen om dit te voorkomen. De huidige situatie wordt geschetst en er wordt een oplossing gegeven om naar de gewenste situatie te komen.

Als toevoeging op de 4G methode kan het belangrijk zijn om de ontvanger om begrip te vragen. Op die manier betrek je diegene nog meer in het proces en laat je zien dat je wilt helpen. Stel bijvoorbeeld vragen als: “kun je je herkennen in wat ik zeg of begrijp je waarom ik dit zeg?

De bovenstaande 4G methode is vooral gericht op het geven van feedback; daarom leggen we graag ook nog wat uit over het ontvangen van feedback. Daarbij is het namelijk heel belangrijk om te laten zien dat je openstaat voor feedback, laat zien dat je er mee bezig bent en stel vragen. Als iemand een gevoel beschrijft, mag je best vragen waarom diegene denkt dat een bepaald gevoel opspeelt.

De belangrijkste “regels” voor het ontvangen van feedback.

Ontvang feedback altijd als een “cadeautje”. Bedenk dat iemand de tijd neemt om jou te helpen. Diegene vertelt wat je goed doet, wat je minder goed doet en hoe je het anders aan kan pakken, daar kun je alleen maar dankbaar voor zijn.

Als je feedback ontvangt van een of meerdere mensen, laat zien dat je actief luistert, dat de feedback aankomt. Dit kun je doen door te knikken, mee te schrijven en een open houding aan te nemen. Geef aandacht aan datgene wat de feedback gever jou te vertellen heeft! Zelfs als je bedenkt dat je het er niet mee eens bent, of er niks mee gaat doen, kun je actief blijven luisteren.

Is iets niet duidelijk? Stel dan vragen! Probeer de feedback echt te begrijpen, waar komt een gevoel vandaan, hoe komt bepaald gedrag op iemand anders over.. Ik hoor dat je zegt dat je mijn gedrag vervelend vond tijdens een zakelijke lunch; waar stoorde je je dan precies aan? Welk gedrag bedoel je precies.

Vervolgens is het belangrijk om dankbaar te zijn! Zoals hierboven al beschreven is feedback krijgen een cadeautje. Feedback kun je beter zien als een kans, dan kritiek. Iemand helpt je met bepaalde tips om jou als persoon of jouw werkzaamheden te verbeteren. Terwijl het geven van feedback voor diegene ook lastig kan zijn, want hoe de ontvanger ermee omgaat is onbekend. Dus bijvoorbeeld: “zoals je het nu zegt, heb ik het eigenlijk nooit doorgehad en zou ik het zo weer doen. Ik waardeer deze feedback!”

Oefening Feedback geven & ontvangen

Het oefenen van feedback geven en ontvangen is laagdrempelig en goed na te bootsen vanuit de praktijk. Wat je bijvoorbeeld mee kunt beginnen is de volgende oefening. Ga eens 2 minuten tegenover elkaar zitten, zonder wat te zeggen en schrijf gewoon op wat je ziet. Het grappige is dat of je hebt zelf door dat je misschien “bijzondere” dingen doet, of het blijkt dat degene die je observeert dingen opschrijft waarvan je zelf niet bewust bent. Door het bespreken wat je ziet en de gedachte hierbij is de essentie van de oefening. Stel je zit met je armen over elkaar en degene tegenover je schrijft op: armen over elkaar, gesloten houding. Terwijl jij dit altijd doet wanneer je op je gemak bent. Hierover praten met elkaar zal zorgen voor begrip!

Vragen stellen

Blijf in hetzelfde tweetal, of neem een andere partner uit de groep. Zet een timer op 5 minuten en stel vragen. Door alleen maar vragen te stellen en door te vragen zul je antwoorden horen die je niet verwacht en normaal ook niet hoort tijdens de gesprekken bij de “koffieautomaat”. Het idee van de opdracht is: leren open en meer vragen te stellen, zonder afleiding, zonder oordeel.

Zet nogmaals een timer op 5 minuten, nadat je gewisseld bent van rol. Wat je nu anders gaat doen is: je gaat vragen stellen over jezelf, in plaats van over de ander. Wat vind je van mijn houding? Hoe vind je mij als collega? Probeer je zo kwetsbaar mogelijk opstellen, zeker weten dat hier bijzondere antwoorden uit kunnen ontstaan. Dingen die je niet verwacht.

Benoem positieve punten van elkaar

We vinden het moeilijk, bijna allemaal; het geven van een compliment. Terwijl het al iets heel kleins kan zijn. Ik merk dat jij goed bent in.. Dit gaat jou écht makkelijk af.. Na het geven van complimenten voel je je goed en de ontvanger krijgt hier, als het als positief ervaren wordt, ook een fijn gevoel van! De drempel zal steeds lager worden om spontaan een compliment te geven.

Probeer opbouwende kritiek te geven

Niemand is perfect. Er zal altijd ruimte voor verbetering zijn. Probeer dit elkaar te geven en hiermee de ander te helpen. Formuleer je feedback dan ook zo dat de ander er iets mee kan; gedrag, gevoel, gevolg, gewenst. Op deze manier komt het over al opbouwende kritiek en niet als negatieve informatie.